Trong nhiều chương trình ngoài trời, dù che là giải pháp quan trọng để đảm bảo sự thoải mái cho khách mời và giữ hình ảnh chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu không chuẩn bị kỹ, việc thuê dù sự kiện có thể phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Cùng tham khảo những lưu ý dưới đây của Sự kiện Thịnh Phát để giúp bạn tối ưu ngân sách mà vẫn có không gian ấn tượng.

Xác định đúng nhu cầu trước khi thuê dù sự kiện

Sai lầm phổ biến nhất khi thuê dù sự kiện là ước lượng diện tích theo cảm tính. Kết quả thường là thiếu dù (khách phải đứng ngoài nắng) hoặc thừa quá nhiều (tốn chi phí không cần thiết).

 Hãy tính toán số lượng khách dự kiến.

 Đo diện tích khu vực tổ chức thực tế.

 Chọn loại dù (dù che tròn, dù che chữ nhật, dù đôi, dù cánh dơi…) phù hợp bố cục.

Việc xác định rõ nhu cầu ngay từ đầu giúp bạn không phải phát sinh thêm chi phí thuê bổ sung vào phút chót.

So sánh giá & dịch vụ trọn gói khi thuê dù sự kiện

Mỗi đơn vị cung cấp có một chính sách khác nhau. Một số báo giá chỉ gồm dù che, chưa bao gồm vận chuyển – lắp đặt – tháo dỡ. Điều này dễ khiến tổng chi phí đội lên so với dự kiến.

Khi làm việc, hãy yêu cầu báo giá trọn gói, trong đó ghi rõ:

 Giá thuê từng loại dù.

 Chi phí vận chuyển theo địa điểm.

 Nhân sự lắp dựng, tháo dỡ.

 Thời gian bàn giao và hoàn trả.

Một số đơn vị uy tín như Sự kiện Thịnh Phát thường đưa báo giá minh bạch, giúp bạn dễ dàng so sánh và lên ngân sách chuẩn xác.

Kiểm tra chất lượng & tình trạng dù trước khi thuê

Dù sự kiện được tái sử dụng nhiều lần, nếu không kiểm tra trước, bạn có thể gặp phải tình trạng: dù cũ, rách, bạc màu hoặc khung gãy. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến thẩm mỹ, mà còn khiến bạn phải bù thêm phí nếu phải đổi gấp trong ngày sự kiện.

Trước khi thuê dù sự kiện, hãy:

 Yêu cầu ảnh thực tế sản phẩm hoặc đến trực tiếp kho.

 Đảm bảo màu sắc, kích thước và chất liệu đúng như hợp đồng.

 Kiểm tra phần khung, dây neo chắc chắn để tránh rủi ro thời tiết.

Lưu ý điều kiện thời tiết khi thuê dù sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn có rủi ro mưa gió. Nếu không dự trù, bạn có thể mất thêm chi phí thuê mái bạt hoặc dựng thêm dù phụ.

 Với mùa mưa, nên chọn dù che có vải dày, chống thấm tốt.

 Với mùa nắng, ưu tiên dù có khả năng cách nhiệt, chống tia UV.

 Thỏa thuận trước phương án dự phòng (che bạt, đổi dù lớn hơn, hỗ trợ nhân sự nhanh).

Những chi tiết này nếu được tính toán sớm sẽ giúp bạn không bị “phát sinh chi phí” bất ngờ.

Hợp đồng rõ ràng khi thuê dù sự kiện

Một hợp đồng rõ ràng là “lá chắn” để tránh tranh cãi và chi phí ẩn. Khi ký hợp đồng thuê dù sự kiện, bạn nên:

 Xác định rõ số lượng, kích thước, màu sắc từng loại dù.

 Ghi chi tiết thời gian bàn giao – lắp đặt – tháo dỡ.

 Thống nhất rõ trách nhiệm khi xảy ra hư hỏng hoặc phát sinh.

Các đơn vị chuyên nghiệp như Sự kiện Thịnh Phát luôn minh bạch hợp đồng và hỗ trợ linh hoạt, giúp bạn an tâm về ngân sách và tiến độ.

Việc thuê dù sự kiện không chỉ là tìm một chiếc dù che nắng, che mưa, mà còn là tính toán không gian, trải nghiệm khách mời và chi phí tổng thể. Bằng cách xác định nhu cầu, so sánh dịch vụ, kiểm tra chất lượng và ký hợp đồng rõ ràng, bạn sẽ tránh được phát sinh không mong muốn và giữ trọn vẹn sự chuyên nghiệp cho chương trình.