Trong bất kỳ sự kiện nào – từ hội nghị, hội thảo, đám cưới đến lễ khai trương – bàn ghế luôn là hạng mục quan trọng góp phần tạo nên sự thoải mái và hình ảnh chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp và cá nhân khi thuê bàn ghế thường gặp phải những sai sót khiến buổi lễ mất điểm trong mắt khách mời. Trong bài viết này, Sự kiện Thịnh Phát sẽ cùng bạn phân tích những lỗi phổ biến nhất và cách phòng tránh hiệu quả, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng hơn.
Thuê bàn ghế không phù hợp với tính chất sự kiện
Một trong những lỗi thường gặp là lựa chọn bàn ghế không đúng với phong cách và tính chất chương trình. Ví dụ: hội nghị trang trọng nhưng lại dùng ghế nhựa trơn đơn giản, hoặc tiệc cưới lãng mạn nhưng bàn ghế không có áo phủ và nơ trang trí.
Cách tránh: Trước khi thuê bàn ghế, cần xác định rõ phong cách sự kiện: trang trọng, năng động, ngoài trời hay trong nhà. Với sự kiện doanh nghiệp, nên chọn bàn ghế hội nghị phủ áo ghế, khăn trải bàn lịch sự. Với tiệc cưới hay gala dinner, bàn tròn kèm ghế nơ sẽ tạo sự sang trọng và đồng bộ hơn.
Chỉ quan tâm đến giá rẻ mà bỏ qua chất lượng khi thuê bàn ghế
Nhiều đơn vị khi thuê bàn ghế chỉ tập trung vào mức giá mà bỏ qua yếu tố chất lượng. Hệ quả là bàn ghế cũ, lung lay hoặc bề mặt trầy xước, gây mất thẩm mỹ và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách mời.
Cách tránh: Nên chọn đơn vị uy tín, có sẵn kho bàn ghế đa dạng và thường xuyên bảo dưỡng. Đừng ngại yêu cầu nhà cung cấp gửi hình ảnh thực tế hoặc đến trực tiếp để kiểm tra trước khi ký hợp đồng. Giá cả cần hợp lý nhưng phải đi kèm chất lượng.
Không tính toán đúng số lượng bàn ghế cần thuê
Việc tính toán thiếu hoặc thừa số lượng bàn ghế đều gây bất tiện. Nếu thiếu, khách mời sẽ phải đứng, gây mất thiện cảm. Nếu thừa, không gian trở nên chật chội, đồng thời phát sinh chi phí không đáng có.
Cách tránh: Khi thuê bàn ghế, hãy căn cứ vào số lượng khách mời thực tế và bổ sung thêm 5–10% dự phòng. Ngoài ra, cần chú ý đến diện tích không gian tổ chức để bố trí hợp lý, vừa đủ tiện nghi, vừa giữ sự thoải mái.
Bỏ qua yếu tố thời tiết khi thuê bàn ghế ngoài trời
Với sự kiện ngoài trời, nhiều người quên mất yếu tố thời tiết, dẫn đến việc bàn ghế dễ bị ướt khi mưa hoặc nóng rát khi nắng gắt. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái của khách mời.
Cách tránh: Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, nên ưu tiên bàn ghế nhựa hoặc inox có độ bền cao, dễ lau chùi. Đồng thời, cần kết hợp dù che, nhà bạt để bảo vệ không gian. Việc này vừa giữ bàn ghế sạch sẽ, vừa giúp khách mời yên tâm tận hưởng chương trình.
Không kiểm tra bàn ghế trước giờ diễn ra sự kiện
Một lỗi phổ biến khác là chỉ nhận bàn ghế vào ngày sự kiện mà không kiểm tra kỹ tình trạng. Đến khi chương trình bắt đầu mới phát hiện ghế bị gãy, bàn không cân bằng hoặc số lượng không đủ.
Cách tránh: Luôn yêu cầu nhà cung cấp giao bàn ghế sớm ít nhất vài giờ, thậm chí trước một ngày nếu sự kiện lớn. Đồng thời, nên có nhân sự phụ trách kiểm tra và báo ngay khi phát hiện vấn đề để được thay thế kịp thời.
Chọn sai đơn vị cung cấp bàn ghế sự kiện
Nhiều khách hàng tìm đến các đơn vị nhỏ lẻ, không có hợp đồng rõ ràng, dẫn đến tình trạng phát sinh phí hoặc chất lượng dịch vụ không đảm bảo.
Cách tránh: Hãy chọn những đơn vị cho thuê bàn ghế có uy tín, hợp đồng minh bạch, chính sách hỗ trợ tốt. Ví dụ, các công ty sự kiện lớn như Sự kiện Thịnh Phát luôn cung cấp đa dạng mẫu bàn ghế, dịch vụ trọn gói và có đội ngũ hỗ trợ vận chuyển, lắp đặt tận nơi.
Thuê bàn ghế tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại ảnh hưởng lớn đến hình ảnh và trải nghiệm khách mời trong sự kiện. Bằng cách lưu ý đến yếu tố phù hợp, chất lượng, số lượng, thời tiết, kiểm tra trước giờ diễn ra và lựa chọn đơn vị uy tín, bạn sẽ tránh được những sai lầm phổ biến, đồng thời đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và thành công.
