Hội nghị doanh nghiệp là “mặt tiền” của thương hiệu trước đối tác và khách mời. Ngoài sân khấu, âm thanh, ánh sáng, khâu thuê bàn ghế quyết định cảm nhận đầu tiên khi khách bước vào không gian. Ở TP.HCM, nhiều đơn vị như Sự kiện Thịnh Phát đang cung cấp gói thuê bàn ghế linh hoạt, hỗ trợ giao – lắp – thu hồi trọn gói để bạn yên tâm vận hành chương trình suôn sẻ.
Lựa chọn kiểu dáng khi thuê bàn ghế cho hội nghị
Không có một “mẫu chung” cho mọi sự kiện. Khi thuê bàn ghế, hãy căn theo tính chất chương trình:
Trang trọng/định hướng chiến lược: ưu tiên ghế nệm bọc vải, có nơ; bàn phủ khăn đồng bộ, chạy dây trang trí tinh gọn.
Họp nội bộ/đào tạo: ghế xếp hoặc ghế nhựa lưng tựa, bàn chữ nhật gọn, dễ xoay layout.
Networking/tea-break: bàn cocktail cao + ghế bar, tạo dòng chảy di chuyển mượt mà.
Mẹo nhỏ: xin catalog hoặc ảnh thực tế từ nhà cung cấp để hình dung đúng chất liệu, màu sắc, độ mới của bàn ghế trước khi chốt.
Ưu tiên sự thoải mái khi thuê bàn ghế cho thời lượng ngồi dài
Hội nghị thường kéo dài 2–4 giờ, thậm chí cả ngày. Vì vậy tiêu chí “đẹp” phải đi cùng “êm”:
Ghế: có tựa lưng, mặt ngồi đủ dày; chiều cao phù hợp mặt bàn để hạn chế mỏi vai/cổ.
Khoảng cách: lối đi tối thiểu 90 cm giữa các dãy, 60 cm giữa các ghế liền kề để ra vào thuận tiện.
Tầm nhìn: sắp ghế theo layout quạt hoặc chữ V giúp khách ở rìa vẫn thấy rõ sân khấu.
Khi làm việc với đơn vị thuê bàn ghế, yêu cầu thử 1–2 mẫu ghế “đúng loại sẽ dùng” (không dùng mẫu tương tự) để kiểm chứng độ êm và độ chắc.
Đồng bộ nhận diện thương hiệu khi thuê bàn ghế: màu sắc & chất liệu
Bàn ghế là “phần nền” của hình ảnh thương hiệu:
Màu khăn bàn/áo ghế: bám tông nhận diện (ví dụ xanh–trắng cho tech, kem–nâu cho luxury). Tránh quá 3 màu để không rối mắt.
Chất liệu: vải lì cho sự tinh tế; vải bóng tạo cảm giác lễ nghi; ghế nhựa/kim loại cho hội nghị năng động.
Chi tiết nhỏ: nơ ghế, runner bàn, bảng tên chỗ ngồi… giúp tổng thể chỉn chu mà không tốn nhiều chi phí.
Đề nghị nhà cung cấp gửi bảng phối màu (swatch) và ảnh set-up thật ở bối cảnh gần giống hội trường của bạn.
Tính số lượng & sơ đồ chỗ ngồi khi thuê bàn ghế để tối ưu diện tích
Sai số lượng gây thiếu chỗ (mất thiện cảm) hoặc thừa quá nhiều (chật và lãng phí). Quy trình gọn:
Khoanh vùng layout: sân khấu – màn chiếu – lối thoát hiểm – khu tea-break.
Chọn sơ đồ:
Rạp hát (theater) cho hội trường lớn, tối đa chỗ ngồi.
Lớp học (classroom) khi cần ghi chép, đặt nước.
Chữ U/đảo cho phiên thảo luận, workshop.
Hệ số dự phòng: đặt dư 5–8% ghế để kịp bổ sung mà không phá vỡ layout.
Check-in thực địa: đo kích thước thật, tránh “ước chừng” theo bản vẽ toà nhà.
Nhờ đơn vị cho thuê bàn ghế dựng sơ đồ 2D nhanh (thậm chí bản phác tay có kích thước) để kiểm soát lưu thông, tầm nhìn và vị trí đặt camera/loa.
Kiểm tra quy trình giao – lắp – thu hồi khi thuê bàn ghế (điều khoản quan trọng)
Một hợp đồng thuê bàn ghế gọn nhưng đủ ý nên có:
Thời gian tập kết & hoàn công: vào/ra khung giờ nào để không ảnh hưởng hoạt động toà nhà.
Trách nhiệm bảo quản: ai chịu rủi ro khi trầy xước, ướt mưa; tiêu chuẩn “đồ mới/đẹp” thể hiện bằng ảnh minh hoạ.
Vệ sinh & an toàn: ghế sạch, không lung lay; lắp đặt dùng nẹp cao su chống trầy nền; có người trực hỗ trợ trong suốt chương trình.
Phương án mưa gió (sự kiện ngoài trời): bạt phủ nhanh, xe dự phòng, số hotline kỹ thuật.
Các nhà cung cấp như Sự kiện Thịnh Phát thường có đội ngũ triển khai và hỗ trợ tại chỗ theo khung giờ đã hẹn, kèm báo giá minh bạch cho từng lựa chọn bàn ghế, giúp bạn kiểm soát chi phí dễ dàng.
Bàn ghế là chi tiết “nhỏ” nhưng chạm đến cảm nhận “lớn”. Chọn đúng mẫu, đúng màu, đúng số lượng và đúng quy trình thuê bàn ghế sẽ giúp hội nghị doanh nghiệp của bạn thoải mái, thẩm mỹ và vận hành mượt mà. Nếu cần một đối tác dễ làm việc tại TP.HCM, bạn có thể cân nhắc Sự kiện Thịnh Phát để được hỗ trợ giao – lắp – thu hồi trọn gói, báo giá minh bạch và layout tối ưu cho không gian của bạn.
