Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn mang lại không gian thoáng đãng, ấn tượng và gần gũi. Tuy nhiên, chi phí cho khâu chuẩn bị, đặc biệt là hạng mục thuê thiết bị sự kiện, thường khá cao nếu không có kế hoạch hợp lý. Để giúp doanh nghiệp, trường học hay cá nhân tổ chức chương trình vừa chuyên nghiệp vừa tiết kiệm, Sự kiện Thịnh Phát chia sẻ 5 mẹo hữu ích dưới đây.
Lên kế hoạch thuê thiết bị sự kiện càng sớm càng tốt
Một sai lầm phổ biến là để đến sát ngày mới bắt đầu tìm đơn vị thuê thiết bị sự kiện. Điều này vừa làm bạn mất nhiều lựa chọn, vừa dễ bị tính phí cao. Đặc biệt trong mùa cao điểm như cuối năm, Tết hay mùa lễ hội, thiết bị sự kiện thường khan hiếm.
Hãy lên kế hoạch ít nhất 2–4 tuần trước ngày tổ chức. Việc đặt sớm giúp bạn có nhiều lựa chọn thiết bị, dễ thương lượng mức giá và hạn chế rủi ro thiếu hụt.
Chọn gói thuê trọn bộ thay vì thuê lẻ từng hạng mục
Nếu bạn chỉ thuê lẻ như âm thanh, ánh sáng, sân khấu hay bàn ghế từ nhiều đơn vị khác nhau, chi phí vận chuyển và lắp đặt sẽ tăng lên đáng kể.
Nên ưu tiên dịch vụ thuê thiết bị sự kiện trọn gói từ một nhà cung cấp. Ví dụ, với Sự kiện Thịnh Phát, khách hàng có thể thuê toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, dù che, nhà bạt… trong một gói. Cách này không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo sự đồng bộ về kỹ thuật và phong cách.
Ưu tiên thiết bị phù hợp, không cần quá “xa xỉ”
Nhiều đơn vị tổ chức thường mắc lỗi chọn thiết bị quá cao cấp so với quy mô sự kiện, dẫn đến lãng phí ngân sách. Ví dụ: một buổi hội thảo nhỏ khoảng 100 khách không cần đến dàn âm thanh công suất lớn như ở concert.
Khi thuê thiết bị sự kiện, hãy cân nhắc đến số lượng khách, không gian tổ chức và mục đích. Chỉ cần hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu, vừa tiết kiệm chi phí, vừa giữ sự chuyên nghiệp.
Tận dụng thiết bị sự kiện ngoài trời đa năng
Một số thiết bị có thể sử dụng cho nhiều mục đích, ví dụ: dù che ngoài trời vừa giúp che nắng, vừa tạo điểm nhấn trang trí; sân khấu di động có thể thay đổi độ cao cho nhiều hoạt động khác nhau.
Khi thương lượng với đơn vị cung cấp, hãy hỏi về các lựa chọn thiết bị sự kiện ngoài trời đa năng để hạn chế phải thuê thêm nhiều hạng mục riêng lẻ. Đây là cách tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đáp ứng đủ yêu cầu.
Tham khảo nhiều báo giá, đừng quên so sánh dịch vụ đi kèm
Một số khách hàng chỉ nhìn vào giá thiết bị, mà quên rằng dịch vụ đi kèm như vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ, kỹ thuật viên hỗ trợ cũng rất quan trọng. Có đơn vị báo giá rẻ nhưng tính thêm phí phát sinh, cuối cùng tổng chi phí lại cao hơn.
Trước khi ký hợp đồng thuê thiết bị sự kiện, hãy so sánh ít nhất 2–3 nhà cung cấp. Nên chọn đơn vị có hợp đồng rõ ràng, báo giá minh bạch và dịch vụ hậu cần trọn gói. Điều này vừa tiết kiệm chi phí ẩn, vừa đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn, suôn sẻ.
Tiết kiệm chi phí khi thuê thiết bị sự kiện ngoài trời không có nghĩa là cắt giảm chất lượng. Chỉ cần bạn lên kế hoạch sớm, chọn gói trọn bộ, ưu tiên thiết bị phù hợp, tận dụng đồ đa năng và so sánh báo giá thông minh, sự kiện sẽ vừa chuyên nghiệp vừa tiết kiệm ngân sách.
Với sự đồng hành của những đơn vị uy tín như Sự kiện Thịnh Phát, bạn hoàn toàn có thể tổ chức một chương trình ngoài trời ấn tượng, an toàn và tiết kiệm.
