Trong môi trường giáo dục, đặc biệt là tại các trường đại học, những sự kiện như lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, hội thảo khoa học hay ngày hội sinh viên luôn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và truyền cảm hứng. Để các chương trình này diễn ra thành công, việc chuẩn bị cơ sở vật chất chuyên nghiệp là yếu tố không thể thiếu. Chính vì vậy, dịch vụ thuê thiết bị sự kiện ngày càng được các trường đại học lựa chọn. Tại TP.HCM, những đơn vị uy tín như Sự kiện Thịnh Phát thường đồng hành cùng các trường trong việc cung cấp thiết bị hiện đại và dịch vụ hỗ trợ trọn gói.
Xác định đúng nhu cầu trước khi thuê thiết bị sự kiện
Mỗi loại sự kiện trong trường đại học sẽ cần các hạng mục khác nhau:
Lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp: cần sân khấu lớn, hệ thống âm thanh – ánh sáng, màn hình LED, ghế ngồi cho hàng ngàn sinh viên và phụ huynh.
Hội thảo khoa học: cần micro không dây, máy chiếu, bàn ghế hội nghị, hệ thống ánh sáng dịu.
Ngày hội sinh viên: cần gian hàng, dù che ngoài trời, bàn ghế lưu động, sân khấu ngoài trời.
Việc xác định rõ nhu cầu giúp nhà trường thuê thiết bị sự kiện chính xác, tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí những hạng mục không cần thiết.
Ưu tiên đơn vị có nhiều hạng mục khi thuê thiết bị sự kiện
Một trường đại học thường tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau trong năm. Do đó, việc hợp tác với đơn vị có đầy đủ thiết bị đa dạng sẽ thuận tiện hơn. Các hạng mục cần thiết thường bao gồm:
Sân khấu, bục phát biểu, backdrop.
Hệ thống âm thanh – ánh sáng.
Bàn ghế hội nghị, ghế sinh viên.
Dù che, nhà bạt không gian cho sự kiện ngoài trời.
Gian hàng hội chợ sinh viên, màn hình LED, máy chiếu.
Một đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực thuê thiết bị sự kiện sẽ giúp nhà trường dễ dàng tổ chức bất kỳ chương trình nào mà không cần tìm nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Chất lượng thiết bị quyết định sự chuyên nghiệp
Không có gì tệ hơn việc micro bị rè trong buổi hội thảo quan trọng hay hệ thống ánh sáng quá tối trong lễ tốt nghiệp. Vì vậy, khi thuê thiết bị sự kiện, trường đại học nên kiểm tra kỹ:
Âm thanh rõ ràng, loa không bị hú.
Ghế chắc chắn, bàn đủ kích thước.
Dù che, nhà bạt an toàn, chịu được thời tiết.
Màn hình LED, máy chiếu hiển thị sắc nét.
Một sự kiện của trường đại học thường có quy mô lớn, sự cố nhỏ cũng dễ ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín.
Dịch vụ hỗ trợ khi thuê thiết bị sự kiện
Một yếu tố quan trọng khác chính là dịch vụ đi kèm. Khi làm việc với đơn vị thuê thiết bị sự kiện, nhà trường nên chọn nơi có:
Đội ngũ kỹ thuật lắp đặt, vận hành, tháo dỡ.
Nhân sự túc trực để xử lý sự cố.
Cam kết đúng tiến độ và đảm bảo an toàn trong suốt chương trình.
Đây là lợi thế lớn mà những đơn vị uy tín như Sự kiện Thịnh Phát luôn mang lại, giúp nhà trường yên tâm tập trung vào nội dung chương trình thay vì lo lắng về kỹ thuật.
Quản lý ngân sách khi thuê thiết bị sự kiện
Các trường đại học thường có ngân sách giới hạn cho mỗi chương trình. Do đó, việc cân đối chi phí là rất quan trọng. Lời khuyên là:
So sánh ít nhất 2–3 đơn vị trước khi ký hợp đồng.
Ưu tiên gói trọn gói thay vì thuê riêng lẻ từng hạng mục.
Thỏa thuận chi tiết về chi phí phát sinh để tránh rủi ro.
Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp trường vừa có sự kiện chuyên nghiệp, vừa đảm bảo ngân sách hợp lý.
Đối với các trường đại học, việc thuê thiết bị sự kiện uy tín không chỉ là giải pháp tiết kiệm mà còn là yếu tố bảo đảm cho sự thành công của các chương trình quan trọng. Từ xác định nhu cầu, lựa chọn thiết bị, kiểm tra chất lượng đến dịch vụ hỗ trợ, tất cả đều cần được chú trọng.
Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác đáng tin cậy tại TP.HCM, những đơn vị chuyên nghiệp như Sự kiện Thịnh Phát sẽ là lựa chọn phù hợp, đồng hành cùng nhà trường để mang đến những sự kiện ấn tượng và chuyên nghiệp.
